Melding doen van een calamiteit

Als zorgaanbieder moet u calamiteiten onverwijld melden bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Dat is vastgelegd in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) in artikel 11, 1e lid onder a. Hieronder vindt u een toelichting.

Wilt u een melding doen als burger? Dan kunt u dat doen via ons Landelijk Meldpunt Zorg.

Jeugdhulpaanbieders kunnen melden via Jeugdhulpaanbieders: melden calamiteiten.

Hoe meld ik een calamiteit?

U kunt uw melding doen via het:

Digitale formulier voor verplichte meldingen


Inloggen in het formulier

Om in te kunnen loggen in dit meldingenformulier heeft u een vestigingsnummer nodig. Dat is het nummer waarmee de vestiging waarover u wilt melden staat ingeschreven in het handelsregister. U kunt het vestigingsnummer opzoeken in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Zorginstellingen en solistisch werkende zorgverleners moeten er zelf voor zorgen dat hun gegevens in het handelsregister juist en actueel zijn.

Krijgt u een foutmelding?

Het is mogelijk dat er een foutmelding verschijnt met de tekst "The page cannot be displayed", nadat u in een meld- of aanvraagformulier het vestigingsnummer heeft ingevuld. Wij zijn op de hoogte van dit probleem en werken aan een oplossing.

Stuur in dat geval een e-mail naar meldpunt@igj.nl met een korte toelichting, contactgegevens en het betreffende vestigingsnummer. Wij passen dan uw gegevens aan in ons systeem en informeren u zodra u verder kunt in het aanvraag/meldformulier.

Wanneer is sprake van een calamiteit?

In de Wkkgz staat het als volgt omschreven:

'Een calamiteit, is een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg en die tot de dood van of een ernstig schadelijk gevolg voor een cliënt heeft geleid.'

Wat houdt onverwijld melden in?

Een calamiteit moet u binnen 3 werkdagen bij de inspectie melden. Als nog niet duidelijk is of er sprake is van een calamiteit dan heeft u 6 weken de tijd om te onderzoeken of een gebeurtenis een calamiteit is. Als gedurende dit onderzoek blijkt dat het gaat om een calamiteit, dan moet u dit binnen 3 werkdagen na vaststelling daarvan aan ons melden.

Twijfelt u na 6 weken nog of de gebeurtenis een calamiteit was? Doet u dan alsnog een melding bij de inspectie. Meldt u niet of niet op tijd, dan loopt u het risico op een bestuurlijke boete. Meer informatie over het melden vindt u in de brochure:

‘Brochure Calamiteiten melden aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg’ (pdf-bestand, 808 kB).

Wat gebeurt er nadat ik heb gemeld?

Nadat u het digitale formulier heeft verstuurd ontvangt u van de inspectie een automatische ontvangstbevestiging. Als wij een rapport van u verwachten krijgt u hierover bericht. Voor het opstellen van een rapport hebben wij de Richtlijn calamiteitenrapportage opgesteld. Hiermee kunt u de calamiteit verder onderzoeken en rapporteren. Na ontvangst van uw rapportage krijgt u binnen zes weken bericht van ons.

Hoe lang mag ik over mijn onderzoek doen?

Nadat u het formulier compleet heeft ingevuld en afgerond, krijgt u per mail een automatische ontvangstbevestiging. In deze ontvangstbevestiging kan de inspectie u vragen te rapporteren. Als we vragen om een rapportage vermelden we ook de termijn waarbinnen u dit rapport moet aanleveren. U kunt binnen de gestelde termijn om uitstel vragen. Deze aanvraag moet u wel motiveren. Bijvoorbeeld:

  • Het gaat om een complexe casus die heeft plaatsgevonden in de zorgketen.
  • U moet deskundigheid van buitenaf inschakelen voor uw onderzoek.

Op basis van uw argumenten bepaalt de inspectie of een verlenging van de onderzoekstermijn akkoord is. De aanvraag voor uitstel moet u wel doen binnen de gestelde termijn van de inspectie.

Wat kunt u doen als er toch geen sprake is van een calamiteit?

Wat kunt u doen als u een calamiteit heeft gemeld en u later tot de conclusie komt dat het hier toch geen calamiteit betreft? In dat geval kunt u de IGJ een verzoek sturen om uw ingediende melding in te trekken oftewel ongedaan te maken. Dit verzoek moet wel zijn gedaan binnen zes weken nadat de gebeurtenis bij u bekend was. Vermeld in uw verzoek het referentienummer dat staat vermeld in de digitale ontvangstbevestiging die u eerder van ons ontving. Na ontvangst van uw verzoek informeren wij u schriftelijk over onze reactie.

Wanneer is het onderzoek afgerond?

Het onderzoek wordt afgesloten als wij vinden dat:

  1. Er geen sprake (meer) is van een ernstige bedreiging voor de veiligheid van cliënten.
  2. Het onderzoek zorgvuldig is uitgevoerd.
  3. U de nodige maatregelen heeft getroffen.

Na ontvangst van uw rapportage ontvangt u binnen zes weken bericht van ons.

Wanneer doet de inspectie eigen onderzoek?

In principe verwacht de inspectie dat u de calamiteit onderzoekt. In sommige gevallen kan de inspectie besluiten zelf onderzoek te doen. Bijvoorbeeld als uw onderzoek niet voldoet aan de eisen die de inspectie stelt. Ook kan de aard van de melding aanleiding zijn voor de inspectie direct zelf met een onderzoek te starten. Wij informeren u als dit zo is en laten u weten wat dan de vervolgstappen zijn.

Moet ik alle gegevens van de zorgverlener(s) die bij een calamiteit zijn betrokken, melden aan de inspectie?

Nee, tenzij u zich als bestuurder zorgen maakt over het functioneren van een of meer betrokken zorgverleners en u vindt dat de inspectie dit moet weten. Bijvoorbeeld als er sprake is van onverantwoord gedrag. Of als een zorgverlener eerder bij een gelijksoortige calamiteit betrokken is geweest. In dat geval vermeldt u de naam, contactgegevens en BIG-nummer van de betrokken zorgverlener. Wij kunnen dan de gegevens van de betrokken zorgverlener(s) later opvragen als wij dit belangrijk vinden voor het onderzoek.

Calamiteiten met overlijden in de ouderenzorg, gehandicaptenzorg en thuiszorg

Voor de ouderenzorg, gehandicaptenzorg en de  thuiszorg geldt een aparte procedure voor meldingen conform artikel 11 van de Wkkgz waarbij er sprake is van overlijden.

Bij deze meldingen moet de zorgaanbieder een externe onafhankelijke voorzitter aanstellen om het onderzoek te leiden. Dit bevordert de onafhankelijkheid van het onderzoek en kan het leervermogen van de organisatie versterken. Daarbij verwacht de inspectie dat de zorgaanbieder de nabestaanden actief betrekt bij het onderzoek en de onderzoeksrapportage met hen bespreekt.

De inspectie informeert de nabestaande schriftelijk over deze procedure. Daarbij bieden wij de nabestaande de mogelijkheid aan om contact op te nemen met de inspectie bij twijfel of de zorgaanbieder bereid en/of in staat is om goed en onafhankelijk onderzoek te doen.