Bent u van plan een zorgverlener in dienst te nemen of in te huren? Dan moet u controleren of de nieuwe medewerker geschikt is om zorg te verlenen. Hiervoor doet u onderzoek naar het arbeidsverleden van de sollicitant.
Controleren (arbeids)verleden is verplicht
Als zorginstelling moet u het (arbeids)verleden controleren van de zorgverleners die namens uw organisatie gaan werken. U zoekt uit of de manier waarop de zorgverlener in het verleden functioneerde geen bezwaar vormt voor het verlenen van zorg aan uw cliënten. Dit geldt ook voor zzp’ers, uitzendkrachten of gedetacheerden die met patiënten en cliënten in contact komen. Zo voorkomt u dat u iemand inzet die niet bevoegd of bekwaam is.
U mag zelf weten welke bronnen u gebruikt om te onderzoeken of een sollicitant geschikt is om contact te hebben met cliënten en zorg te verlenen. U kunt bijvoorbeeld:
een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) opvragen– soms verplicht
de geldigheid van diploma’s/certificaten controleren
U moet kunnen laten zien dat u op een goede manier heeft onderzocht of een sollicitant geschikt is. Alleen een VOG is dan te weinig. Maak ook gebruik van andere manieren, zoals hierboven vermeld.
Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) soms verplicht
Voor sommige instellingen is het verplicht om de nieuwe medewerker om een VOG te vragen. Het gaat om:
instellingen die geestelijke gezondheidszorg verlenen die valt onder de zorgverzekering en waar cliënten blijven overnachten
Deze instellingen moeten ook van zzp’ers, uitzendkrachten of gedetacheerden die met cliënten in contact komen een VOG hebben.
Voor de aanvraag van de VOG van de werknemer doet de zorgaanbieder de eerste stap. Dit kan zowel digitaal als schriftelijk. Bij een digitale aanvraag zet de zorgaanbieder de VOG-aanvraag online klaar voor de nieuwe werknemer. De werknemer kan daarna de VOG aanvragen bij Justis.
Schriftelijk
Bij een schriftelijke aanvraag geeft de zorgaanbieder een formulier aan de nieuwe werknemer. Met dit formulier kan de werknemer bij de gemeente een VOG aanvragen. In beide gevallen laat de nieuwe werknemer de originele papieren VOG aan de zorgaanbieder zien.
In de wet staat niet dat instellingen verplicht zijn om een VOG te hebben van alle vrijwilligers. Maar ook vrijwilligers komen een op een in contact met cliënten die kwetsbaar zijn.
De inspectie moedigt zorgaanbieders aan dat zij aan hun vrijwilligers ook een VOG vragen.
Vrijwilligers kunnen in veel gevallen gratis een VOG aanvragen. Zorgorganisaties die in aanmerking willen komen voor de regeling voor een gratis VOG kunnen zich aanmelden via de website gratisvog.nl. Als de zorgorganisatie aan de voorwaarden voldoet, kunnen vrijwilligers een gratis VOG aanvragen.
De verantwoordelijkheid voor de controle van de VOG ligt altijd bij de zorgaanbieder. Dit geldt ook voor de inhuur van zzp’ers, gedetacheerden en uitzendkrachten.
Papieren VOG
De zorgaanbieder kan alleen de echtheid van de papieren VOG vaststellen via het originele papieren exemplaar. Vraag daarom altijd aan de nieuwe werknemer om het originele papieren exemplaar mee te nemen.
Zie voor meer informatie over de controle van een papieren VOG Justis: Hoe kan ik zien of een VOG echt is?
Meld het bij het Openbaar Ministerie (via de politie) en bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Bij de inspectie kunt u melden via Melden en aanvragen voor professionals. Kies voor het formulier Andere meldingen bij Doe een melding over gezondheidszorg.
Melden is belangrijk omdat:
het Openbaar Ministerie iemand kan vervolgen voor valsheid in geschrifte.
een eerdere BIG-registratie ongedaan gemaakt kan worden als die gebaseerd was op valse papieren. Dat doet het CIBG (een onderdeel van het ministerie van VWS).
de inspectie kan beoordelen of iemand in de toekomst een bedreiging kan betekenen voor de veiligheid van de zorg.
Opvragen diploma’s
Als werkgever kunt u uw sollicitant of werknemer vragen om een gratis digitaal uittreksel uit Mijn diploma’s van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Dit digitale uittreksel is een officieel bewijs van het diploma. Zo weet u zeker dat het diploma is behaald.
Controleer de identiteit van een sollicitant, nieuwe werknemer of zzp’er aan de hand van een identiteitsbewijs. En leg die controle ook vast in de administratie.
Informatie opvragen bij IGJ (alleen voor zorginstellingen Wkkgz)
Zorginstellingen volgens de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) mogen bij de IGJ informatie opvragen. Dit geldt niet voor jeugdinstellingen omdat de Jeugdwet deze mogelijkheid niet kent.
Als er sprake is van disfunctioneren dan kunnen we een zorgverlener een aantekening geven. We geven deze aantekening als we vinden dat de zorgverlener een ernstige bedreiging zou kunnen vormen voor de veiligheid van cliënten of de zorg. U kunt de inspectie vragen of een zorgverlener zo’n aantekening heeft gekregen. En zo ja, op welke datum de inspectie dit heeft besloten.
Zo’n aantekening bij de IGJ is geen absoluut verbod om een sollicitant in dienst te nemen. Maar het kan wel aanleiding zijn om een gesprek met de sollicitant hierover aan te gaan. Of nog eens extra navraag te doen bij een eerdere werkgever.
De schriftelijke mededeling sturen wij zo snel mogelijk aan het bestuur van de zorginstelling. Over onderzoeken die nog lopen doen we geen uitspraken.
Over welke periode gaat de informatie?
Als wij een aantekening maken van een zorgverlener kunt u deze tot 5 jaar na datum opvragen.
Vraag en antwoord over arbeidsverleden opvragen bij IGJ
Nee. Alleen de zorginstelling die navraag doet voor de vergewisplicht ontvangt van ons deze mededeling. De maatregelen die wij nemen bij een situatie van ernstige bedreiging maken we wel openbaar. Bekijk hiervoor de nieuwsberichten in het dossier Maatregelen.
Ja. U beoordeelt zelf of het verleden van de zorgverlener in de weg staat van het bieden van goede zorg. Het opvragen van informatie bij IGJ is één van de hulpmiddelen om dit te kunnen beoordelen. Door in gesprek te gaan met de zorgverlener kunt u inschatten of er risico’s zijn op herhaling.
