VOG’s in de gehandicaptenzorg: willen is nog niet (vol)doen!

De inspectie controleerde de VOG’s van 189 medewerkers bij 38 aanbieders van gehandicaptenzorg. 32 daarvan waren (zeer) kleine aanbieders. Slechts 15% van de zorgaanbieders voldoet volledig aan deze wettelijke verplichting: een tijdige, juiste en echte VOG voor alle medewerkers voor wie dat verplicht is. In andere gevallen was een deel van de VOG’s wel aanwezig tijdens de inspectiebezoeken, maar te laat afgegeven – wat tijdelijk een risico oplevert. Als we te laat afgegeven VOG’s niet meerekenen, dan heeft 46% van de zorgaanbieders de VOG-verplichting op orde.

Ook onderzocht de inspectie waarom het naleven van de VOG-verplichting aanbieders van gehandicaptenzorg wel of niet lukt. 

VOG en controleren arbeidsverleden zijn belangrijk

Voor iedereen die in de langdurige zorg werkt en beroepsmatig contact heeft met cliënten, is een VOG belangrijk. De werkgever moet de VOG in het bezit hebben voor de start van het dienstverband. Deze VOG-verplichting staat in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Een VOG helpt de zorgaanbieder om te bepalen of een nieuwe medewerker betrouwbaar en geschikt is om met cliënten te werken. 

Voor zorgaanbieders is alléén vertrouwen op de VOG niet voldoende. De VOG is onderdeel van de controle (arbeids)verleden, de zogeheten vergewisplicht. Daaronder valt het opvragen van referenties en het voeren van gesprekken met eerdere werkgevers, maar ook informatie opvragen bij de IGJ (voor zorgaanbieders die vallen onder de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg). Dit is belangrijk om een zorgvuldig beeld van een nieuwe zorgverlener te vormen. Zorgaanbieders zijn eindverantwoordelijk voor de kwaliteit en veiligheid van de zorg.

Motivatie en beleid zijn op orde

De zorgaanbieders zijn vaak gemotiveerd om te zorgen voor een juiste en echte VOG. En zij voelen zich veelal verantwoordelijk in de zorg voor kwetsbare cliënten. Maatschappelijke ontwikkelingen versterken deze motivatie. Zorgaanbieders noemen voorbeelden zoals ‘zorgcowboys’ en de berichten over fraude met VOG’s. Deze zorgaanbieders willen zeker weten dat hun medewerkers geen justitieel verleden hebben. Zij werken vanuit het principe ‘controle is beter dan vertrouwen.’

Aanvraagproces VOG gebruiksvriendelijk

Het aanvragen van VOG’s is meestal opgenomen in het algemene beleid of werkproces bij het in dienst nemen van nieuwe medewerkers. Het aanvraagproces voor een VOG ervaren de meeste zorgaanbieders bovendien als gebruiksvriendelijk. De digitale VOG en eHerkenning dragen hieraan bij. Veel zorgaanbieders vragen ook een VOG aan voor vrijwilligers en stagiairs, hoewel voor hen wettelijk geen VOG-plicht geldt. 89% van de zorgaanbieders vindt dat dat wel zo zou moeten zijn. 

Praktijk laat te wensen over

De uitvoering van de VOG-verplichting is vaak niet op orde. Zorgaanbieders zijn wel gemotiveerd, maar hebben vooral een kennistekort. En ze voeren hun eigen werkafspraken en hun beleid over het controleren van VOG’s vaak niet goed uit. Kleinere organisaties nemen bijvoorbeeld minder mensen aan en daardoor is het aannameproces elke keer ‘nieuw’: de routine ontbreekt. Bij grote zorgaanbieders is dit proces belegd bij een HR-functionaris. Ook zijn wettelijke vereisten (zie Toetsingskader VOG Gehandicaptenzorg) vaak niet goed genoeg bekend: VOG’s worden vaak te laat aangevraagd, soms te vroeg aangevraagd en niet altijd aangevraagd voor medewerkers als dat wel verplicht is.

Werkgevers zetten de eerste stap bij het aanvragen van een VOG. Daarna zijn ze afhankelijk van medewerkers, die de aanvraag moeten voltooien én de VOG moeten aanleveren bij de werkgever. Dat maakt het op tijd in bezit hebben van de VOG niet makkelijker. Daarnaast is het voor zorgaanbieders een probleem dat zij moeilijk personeel kunnen vinden. Een gat in het rooster willen zij het liefst morgen vullen. Er is niet altijd genoeg tijd om op tijd een VOG aan te vragen.

Kennis nodig over controle van echtheid en identiteit

Zorgaanbieders controleren VOG’s niet of nauwelijks op echtheidskenmerken. Zij weten ook vaak niet waar zij op moeten letten bij het controleren van de echtheid van de VOG. Dit is wel belangrijk. Justis: Controleren van de VOG legt dit allemaal uit.

De inspectie zag in dit toezicht geen vervalste VOG’s, maar uit het toezicht en uit onder andere signalen van de politie blijkt dat dit risico in de sector wel toeneemt. Zo blijkt uit recent onderzoek dat de inspectie uitvoerde samen met politie Eenheid Midden-Nederland en de Nederlandse Arbeidsinspectie dat er kwaadwillende uitzend- en bemiddelingsbureaus actief zijn in de zorg: een groot aantal zzp’ers had geen (geldige) VOG.

Werkgevers zijn ook verplicht om de identiteit van werknemers te controleren (ook van zzp’ers en uitzendkrachten) met het originele identiteitsbewijs. 1 op de 3 zorgaanbieders in dit onderzoek deed dit niet. Dit is belangrijk om fraude tegen te gaan. De inspectie ziet dat sommige zzp’ers op papier zoveel uren draaien dat het fysiek onmogelijk is. Blijkbaar werken er dan andere mensen op naam van de geregistreerde zorgverlener met de VOG

Kennis nodig over wettelijke vereisten

Zorgaanbieders weten niet altijd voor wie en vooral wanneer zij een VOG moeten aanvragen. De VOG moet aanwezig zijn bij de start van het dienstverband. Zorgaanbieders die wij bezochten in ons thematoezicht hadden van 41% van hun medewerkers een tijdige en geldige VOG. Bij ruim een derde van de medewerkers was de VOG wel aanwezig tijdens de inspectie, maar die was te laat aangevraagd. Bij 10% van de medewerkers was de VOG te vroeg aangevraagd. Zorgaanbieders weten vaak niet dat een VOG niet ouder dan 3 maanden mag zijn bij de start van het dienstverband. 

Aan te vroeg en te laat aanvragen van een VOG zijn risico’s verbonden. Als een medewerker een VOG te vroeg aanvraagt, dan weet de zorgaanbieder niet of de medewerker de VOG ook zou krijgen in de 3 maanden voor de start van het dienstverband. Als een medewerker de VOG pas ná de start van het dienstverband overhandigt, heeft er wel een recente VOG-controle plaatsgevonden. Maar dan neemt de zorgaanbieder tijdelijk een risico voor de cliëntveiligheid, omdat de medewerker al is begonnen met werken. 

In 9% van de gevallen vroeg de zorgaanbieder géén VOG aan waar dat wel verplicht was. Veel zorgaanbieders weten niet dat een VOG niet alleen verplicht is voor zorgverleners, maar ook voor medewerkers die beroepsmatig met cliënten in contact komen. Bijvoorbeeld schoonmakers, chauffeurs of koks. 

Soms weerstand tegen VOG-verplichting

Kritiek van zorgaanbieders op de VOG-verplichting is dat ze het een momentopname vinden. Ook vinden sommige zorgaanbieders vertrouwen in zorgverleners belangrijk. Bij ‘bekende zorgverleners’ voelen zorgaanbieders zich minder gemotiveerd om een VOG aan te vragen, zij zien er dan minder de meerwaarde van in. Ten slotte vinden sommige zorgaanbieders het aanvraagproces een gedoe en omslachtig. 

De uitingen van weerstand hangen af van de context waarmee zorgaanbieders te maken hebben. Een zorgaanbieder die veel vakantiekrachten inzet bij een dagbesteding in de horeca zegt bijvoorbeeld: “Jonge mensen zijn snel gevlogen. Telkens een VOG voor hen aanvragen is voor hen niet te betalen en onmogelijk om goed te regelen.” 

Een aantal zorgaanbieders is kritisch over hun rol en verantwoordelijkheid bij controle op echtheid. Zij verwachten bijvoorbeeld dat een VOG echt is en vinden het niet hun taak om dat te controleren. Dit is niet juist: een zorgaanbieder is altijd verantwoordelijk voor de controle van de VOG’s, ook van zzp’ers en uitzendkrachten.
 

Adviezen voor zorgaanbieders

• Laat een zorgverlener pas starten ná ontvangst én controle op juistheid en echtheid van de VOG. 
• Maak het proces voor het aanvragen en controleren van de VOG een onderdeel van het beleid bij indiensttreding. Zorg voor voldoende kennis bij degene die dit proces verzorgt. Gebruik een checklist als het geen routine is, of automatiseer het proces.
• Vraag de VOG op het juiste moment aan: normaal gesproken ontvangt de werknemer na aanvraag binnen 1 tot 4 weken de VOG. Een VOG mag niet ouder dan 3 maanden zijn. 
• Vraag digitaal een VOG aan via Justis: dat is sneller en goedkoper. Stimuleer ook de medewerker om een digitale VOG aan te vragen: dit maakt voor u de controle op echtheid makkelijker. 
• Controleer of de VOG echt is. Bij Justis: Controleren van de VOG vind u alle informatie hierover. Schaf een UV-lamp aan voor het controleren van de papieren versie.
• Controleer altijd zelf de VOG van zzp’ers en uitzendkrachten en besteed dit niet uit. Een zorgaanbieder is altijd verantwoordelijk voor de controle van de VOG’s – ook van zzp’ers en uitzendkrachten.
• Controleer iedereens identiteit met een origineel identiteitsbewijs zoals een paspoort of identiteitskaart (geen rijbewijs) en kijk of de naam klopt met de naam op de VOG. Check ook bij zzp’ers en uitzendkrachten of de VOG van de persoon is die de dienst gaat draaien. 
• Word als (startende) zorgaanbieder lid van een branche- of koepelorganisatie. Deze partijen kunnen u ondersteunen met kennis over de VOG-verplichting, formats voor beleid en praktische handreikingen of toetsen. U kunt ook een externe audit laten uitvoeren door een (certificerende) instelling. Dit helpt om uw verplichtingen in beeld te krijgen. 
• Vanuit de verantwoordelijkheid voor goede en veilige zorg: overweeg om ook voor stagiairs en vrijwilligers een VOG aan te vragen, ondanks dat dit niet verplicht is volgens de Wkkgz. Zij hebben ook 1-op-1 contact met kwetsbare cliënten. Voor vrijwilligers is een VOG aanvragen vaak gratis. 
   

Adviezen voor andere partijen

• De inspectie roept brancheorganisaties en andere veldpartijen op om hun leden actief te informeren over de VOG-verplichting. Hun informatie over wetten en regels én de uitvoering hiervan, kan zorgaanbieders helpen. Daarbij kan worden gedacht aan handreikingen, zoals een checklist. 
• Organisaties binnen en buiten de overheid kunnen de mogelijkheid om VOG’s digitaal aan te vragen en te ontvangen meer promoten. Dit maakt het aanvragen van de VOG en de controle op echtheid makkelijker. 
   

Wat doet de inspectie?

De inspectie controleerde voor dit toezicht eind 2024 en in het voorjaar van 2025 VOG’s in de gehandicaptenzorg. Zorgaanbieders die niet over tijdige en geldige VOG’s beschikten, ontvingen een waarschuwing. Als voor medewerkers geen VOG aanwezig was als dat wel zou moeten, droeg de inspectie de zorgaanbieders op om deze alsnog aan te vragen.

De VOG-verplichting – als onderdeel van de controle (arbeids)verleden - blijft een aandachtspunt in het toezicht. Bij inspectiebezoeken geeft de inspectie aanbieders van gehandicaptenzorg een flyer met praktische handvatten voor het controleren van de VOG.

Nieuwe zorgaanbieders wijst de inspectie op de wettelijke verplichtingen, via de website Toetreding zorgaanbieders van het CIBG en de Kwaliteitscheck. De inspectie gaat ook in gesprek met het ministerie van VWS over het verbeteren van de informatievoorziening aan nieuwe zorgaanbieders. 
 

Meer weten over het onderzoek en de resultaten?

De inspectie toetste bij dit toezicht normen uit het Toetsingskader VOG Gehandicaptenzorg. In het onderzoeksverslag Onderzoek naar VOG’s in de gehandicaptenzorg staan de onderzoeksresultaten, onderliggende factoren en de onderzoeksmethode.