Monitoren afwijkende bestelpatronen vraagt om een goede procedure

Publicatie | 28-03-2024

Groothandels moeten letten op onregelmatigheden in bestelpatronen en transacties. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) deed hiernaar onderzoek bij 12 groothandels. Hieruit blijkt dat de meerderheid van de onderzochte groothandels geen of een ongeschikte procedure heeft voor afwijkende bestelpatronen. De IGJ wil groothandels in Nederland meer bewust maken van hun verplichting en hen motiveren deze na te komen.

Tijdens eerdere reguliere inspectiebezoeken kwamen we signalen van verdachte transacties en afwijkende bestelpatronen tegen. Dit was aanleiding voor het onderzoek. Illegaal aanbod van en handel in geneesmiddelen is namelijk een belangrijk thema in ons toezicht. Steeds meer originele, Nederlandse geneesmiddelen worden op de illegale markt aangetroffen, met name geneesmiddelen die onder de Opiumwet vallen. De signalen versterken ons vermoeden dat groothandels niet altijd kunnen voorkomen dat middelen naar de illegale markt lekken.

Afwijkende bestelpatronen zijn bestellingen die niet passen bij het typische bestelpatroon van een klant. Om dit te verduidelijken, volgen hier twee voorbeelden:

Voorbeeld 1
Een openbare apotheek plaatst elke week een bestelling van gemiddeld 50 doosjes van geneesmiddel A. Wanneer deze apotheek vervolgens in één week 100 doosjes van dit middel bestelt, kan de groothandel dit zien als een afwijkende bestelling. De groothandel vergelijkt dan dus bestellingen van dezelfde klant met elkaar.

Voorbeeld 2
Bij een groothandel bestellen alle apotheken gemiddeld 50 doosjes van een geneesmiddel. Maar apotheek A bestelt gemiddeld 100 doosjes. Dit kan de groothandel ook als een afwijkende bestelling zien.

Bovengenoemde aantallen zijn alleen ter illustratie. De wet- en regelgeving geeft geen definitie van ‘afwijkende bestelpatronen’. Dit laat ruimte voor de groothandel om dit zelf in te vullen. Wat een groothandel als afwijkend ziet, moet onderbouwd en vastgelegd zijn in de procedure. Een afwijkend bestelpatroon kan overigens een logische verklaring hebben. Het is de verantwoordelijkheid van de groothandel om dit te onderzoeken.

Het onderzoek

We vroegen procedures voor afwijkende bestelpatronen op bij 12 groothandels. Ook keken we naar de transacties van 4 opiumwetmiddelen gedurende een half jaar. Dit waren ruim 225.000 transacties. We hebben beoordeeld of er procedures zijn voor afwijkende bestelpatronen en of deze zijn toegepast. Is er bij afwijkingen een onderzoek gedaan? En is er bij vermoeden van misbruik melding gedaan bij de IGJ?

Resultaten

Het bleek dat twee derde van de onderzochte groothandels geen of een ongeschikte procedure heeft voor het monitoren van afwijkende bestelpatronen. In de periode van het onderzoek hebben we 5 meldingen gekregen van afwijkende bestelpatronen door apotheken en groothandels die we momenteel verder aan het onderzoeken zijn. Op basis van alle opgevraagde transacties concluderen we dat er inderdaad afwijkende bestelpatronen waren die de groothandels hadden moeten onderzoeken en ook bij de IGJ hadden moeten melden.

Verantwoordelijkheid bij groothandels

In de wet- en regelgeving is de groothandel verantwoordelijk voor het toezien op transacties en onregelmatigheden in bestelpatronen voor verdovende middelen, psychotrope stoffen of andere gevaarlijke stoffen. Dat geldt voor alle groothandels, zie alinea 3 van hoofdstuk 5.3 van het GDP-richtsnoer.

Wat verwachten we van groothandels?

Een vastgelegde procedure
We verwachten van groothandels dat zij het GDP-richtsnoer naleven. Dat betekent dat zij onder meer moeten zorgen voor een goede procedure voor afwijkende bestelpatronen. We benadrukken dat alle klanten gemonitord moeten worden, en niet alleen apotheken.
Een definitie
Daarnaast is het belangrijk om afwijkende bestelpatronen zorgvuldig te definiëren. Er zijn verschillende soorten. Een klant kan bijvoorbeeld een veel grotere hoeveelheid bestellen, vergeleken met voorheen, maar ook vergeleken met andere klanten. Of een klant bestelt een ander soort product dan voorheen.
Eerst eigen onderzoek, dan melden
Verder vragen we groothandels om eerst onderzoek te doen naar de afwijkende bestelpatronen en deze – zo nodig - daarna te melden bij de IGJ. Als een afwijkend bestelpatroon verklaarbaar is, dan hoeft dit niet gemeld te worden. De groothandelaar moet dan alsnog zorgen voor een interne registratie van het onderzoek. Door alert te zijn op afwijkingen voor levering van de geneesmiddelen kan de groothandelaar voorkomen dat ze een andere bestemming krijgen of worden misbruikt.

Hoe nu verder?

Het GDP-richtsnoer is altijd een vast onderdeel van de reguliere inspecties geweest. In de nabije toekomst zullen we tijdens onze reguliere inspecties meer nadruk leggen op het hebben en volgen van een procedure voor afwijkende bestelpatronen.