Soms is het opnemen van gesprekken in het toezicht noodzakelijk. Dit kan een wens zijn van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) of van gesprekspartners. Bijvoorbeeld als er ingewikkelde gesprekken worden gevoerd. Zo kan iemand een gesprek terugluisteren om het goed te begrijpen of te verwoorden in een verslag. De geluidsopname kan onderdeel worden van het inspectiedossier.
Spelregels voor het opnemen van gesprekken
De Nationale ombudsman heeft spelregels gemaakt voor mensen die gesprekken met medewerkers van overheidsinstanties willen opnemen. De IGJ houdt zich hieraan en vraagt dit ook aan mensen die gesprekken met de inspectie (willen) opnemen. Zo garanderen wij veiligheid voor onze gesprekspartners en onze medewerkers.
De spelregels zijn:
- De inspectie staat het maken van een geluidsopname toe, tenzij er zwaarwegende redenen zijn dit niet te doen. In dat geval wordt een alternatief aangeboden.
- De gesprekspartner of de inspectie geeft vooraf duidelijk aan een geluidsopname te (willen) maken.
- De gesprekspartner geeft op verzoek een kopie van de opname aan de inspectie. Of andersom, als de inspectie de opname maakt.
- De gesprekspartner of de inspectie knipt of plakt niet in een geluidsopname, tenzij het voor goed begrip wenselijk is. In dat geval moet in of bij het fragment duidelijk vermeld worden dat er is geknipt.
- Zonder toestemming van de andere partij wordt de geluidsopname door de gesprekspartner of de inspectie niet aan derden verstrekt of openbaar gemaakt.
Veilige verwerking van persoonsgegevens
Door gesprekken in het toezicht op te nemen en te bewaren, leggen we persoonsgegevens vast. We beveiligen deze persoonsgegevens en nemen maatregelen voor een betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige omgang hiermee. Wij bewaren de opname niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze is gemaakt.