Handleiding gegevensaanlevering dwang in de zorg

Zorgaanbieders moeten halfjaarlijks gegevens bij de inspectie aanleveren over het gebruikmaken van verplichte en onvrijwillige zorg. Dat staat in de Wet verplichte ggz (Wvggz) en de Wet zorg en dwang (Wzd). Het gaat om een digitaal overzicht en een analyse. Hier volgt een handleiding voor het opstellen en aanleveren van de gegevens.

Op deze webpagina staat informatie voor zorgaanbieders over het proces rondom de gegevensaanlevering. Van het registreren van verplichte of onvrijwillige zorg in uw systeem, tot en met de aanlevering bij IGJ. Met een uitleg over wat de inspectie doet met de door u aangeleverde gegevens.

1. Gegevensaanlevering: waarom en wat?

Het is belangrijk om verplichte of onvrijwillige zorg goed vast te leggen. Op die manier is achteraf altijd uit te leggen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt bij deze ingrijpende aard van zorg. Niet alleen aan de inspectie, maar vooral aan cliënten, hun naasten en collega’s. Zo draagt u bij aan veilige en verantwoorde zorg.

Gegevens aanlevering waarom?  Zorgverleners:welke keuzes maakten mijn collega's, en wanneer? Naasten en vertrouwenspersonen: welke keuzes maakten de zorgverleners? En waarom? IGJ:  Is er sprake van veilige en verantwoorde zorg?

Welke gegevens moet u aanleveren?

Wat u moet aanleveren, staat in de Regeling verplichte ggz en de Regeling zorg en dwang.

Van de gegevens die u registreert tijdens de zorg, maakt u minimaal halfjaarlijks een uitdraai voor de IGJ. Dat heet het het digitaal overzicht. Wat leert u als u naar deze gegevens kijkt? Gaat u terughoudend om met dwang? Dit blijkt uit de analyse.

2. Digitaal overzicht: van registreren van de gegevens tot xml

Het digitaal overzicht is een bestand met data op persoonsniveau over de uitgevoerde verplichte of onvrijwillige zorg. Dit bestand moet per vestiging minimaal ieder half jaar naar de inspectie worden gestuurd. De Technische handreiking Wvggz en de Technische handreiking Wzd beschrijven de technische eisen van dit bestand.

In onderstaande video ziet u een schermopname van het registreren van de toepassing van verplichte zorg, in het systeem van een softwareleverancier.

Digitaal overzicht: van registreren van de gegevens tot xml

Xml-bestand niet wijzigen

Het bestand dat wordt gegenereerd is een. xml-bestand. Dit bestand is meestal vrij uitgebreid en bevat allerlei codes, regels en gegevens. Uw softwareleverancier zorgt ervoor dat dit bestand voldoet aan de eisen van de gegevensaanlevering, zoals die in de regelingen en handreikingen staan. Het is daarom belangrijk dat u inhoudelijk niets wijzigt in dit bestand. Anders voldoet het mogelijk niet meer aan de eisen.

3. Analyse: van bekijken gegevens tot pdf

De analyse is een reflectie op locatie- of organisatieniveau over de uitgevoerde verplichte zorg. Een afzonderlijke analyse per locatie mag, maar is niet verplicht. De inspectie wil wel zien welke onderdelen van de analyse gaan over welke locatie. Verleent u zorg die valt onder de Wvggz én de Wzd? Dan kunt u één analyse maken, die gaat over beide wetten.

In onderstaande video ziet u een schermopname van de manier waarop u de gegevens voor uw analyse kunt bekijken, in het systeem van een softwareleverancier.

Weet u niet hoe u in uw EPD of ECD een analyse kunt maken op geaggregeerd niveau, zoals locatie of organisatie? Neem dan contact op met uw softwareleverancier.

Analyse maken

Na het bestuderen van de gegevens, kunt u de analyse maken in welk programma u zelf wilt. Bijvoorbeeld in Word. Zolang u het bestand maar als pdf kunt opslaan, om het aan de IGJ te versturen.

Uw analyse geeft de inspectie inzicht

Zorgaanbieders: gaat u terughoudend om met dwang? Bood u de juiste zorg op de juiste plaats? Zijn de belangen van uw cliënten beschermd? Leert en verbetert u? Heeft de cliëntenraad een advies gegeven?

Uw analyse geeft de inspectie inzicht in de manier waarop u terughoudend en zorgvuldig omgaat met verplichte of onvrijwillige zorg: heeft u geleerd van de manier waarop u dwang in de zorg heeft ingezet? Heeft u de juiste zorg op de juiste plaats geboden en voldoende geprobeerd om dwang te voorkomen? Zijn ook de belangen van uw cliënten voldoende beschermd? En heeft de cliëntenraad een advies gegeven over de analyse?

4. Aanleveren van de bestanden bij de IGJ

In onderstaande video ziet u een schermopname van de manier waarop u de gegevens via de website IGJ kunt aanleveren.

Aanleveren van de bestanden bij de IGJ

Als u de bestanden heeft gemaakt, kunt u ze aanleveren bij de inspectie. Informatie over hoe u dit moet doen, vindt u op de website van de IGJ: www.igj.nl.

Zoek in de zoekbalk op ‘gegevensaanlevering Wvvgz’ of ‘gegevensaanlevering Wzd’ om de juiste webpagina te vinden.

Op de webpagina over gegevensaanlevering vindt u alle informatie over hoe en waar u de gegevens kunt aanleveren. Dat is in een nieuw portaal: Mijn IGJ. Als u op de link klikt, komt u daar terecht. In dit geval levert u eerst het digitale overzicht aan.

In Mijn IGJ ziet u eerst een scherm, waar u kunt kiezen voor de manier waarop u mijn IGJ gebruikt: met of zonder eHerkenning.

Op dit moment is alleen aanleveren zonder eHerkenning mogelijk. Als u hierop klikt, komt u meteen in het formulier waarop u uw gegevens kunt aanleveren. Vul de noodzakelijke velden in. In dit voorbeeld gaat het om een aanlevering van 1 januari 2021 tot 22 april 2021. Over het algemeen gaat het om een half jaar. Dus van 1 januari 2021 tot en met 30 juni 2021.

Voeg onderaan uw digitale overzicht toe via ‘Nieuw’. Klik tenslotte op ‘Versturen’ om uw gegevens aan IGJ te versturen.

U kunt een bewijs van verzending opslaan voor uw eigen administratie.

5. Wat doet de IGJ ermee?

De inspectie kijkt op verschillende manieren naar de aangeleverde gegevens.

Toezicht op zorgaanbieders

Voor het toezicht op locatie- en organisatieniveau bekijken inspecteurs de door een zorgaanbieder aangeleverde gegevens. Welke vormen van verplichte of onvrijwillige zorg worden toegepast? Wat valt op?

Inspecteurs kunnen contact opnemen met de betreffende zorgaanbieder als zij hierover vragen hebben. Of zij stellen hierover vragen na een melding of tijdens een inspectiebezoek.

Toezicht op bredere ontwikkelingen

Welke trends en ontwikkelingen zijn te zien, bijvoorbeeld per sector of regio? Wat gaat goed en wat zijn aandachtspunten?

De inspectie maakt ook bredere analyses, om inzicht te krijgen op geaggregeerde niveaus, zoals per zorgsector of per regio. Bij het duiden van de gegevens betrekt de inspectie de brancheorganisaties: welke ontwikkelingen zien zij? Als de inspectie vaker gegevens heeft ontvangen, worden trends inzichtelijk.