Halfjaarlijkse gegevensaanlevering Wvggz en Wzd

Zorgaanbieders die verplichte zorg verlenen aan cliënten op wie de Wvggz van toepassing is, moeten hierover gegevens aanleveren bij de inspectie. Het gaat om een digitaal overzicht en een analyse verplichte zorg.

Digitaal overzicht verplichte zorg

Het digitaal overzicht is een bestand (in bestandstype .xml) met data op persoonsniveau over de uitgevoerde verplichte zorg; per vestiging en over een bepaalde periode. Welke gegevens in het overzicht moeten staan, staat in de technische handreiking Wvggz, die samen met softwareleveranciers is gemaakt.

Overzicht 2021 verschilt van overzicht 2020
Het digitaal overzicht verplichte zorg met gegevens over het overgangsjaar 2020 kon op geaggregeerd organisatieniveau worden aangeleverd. Voor het digitaal overzicht verplichte zorg met gegevens over 2021 is de afspraak dat de aanlevering op persoonsniveau plaatsvindt, zoals in de Rvggz staat.

Betrokkenheid softwareleveranciers voor aanpassen systemen
In de technische handreiking Wvggz staat waaraan uw softwaresysteem moet voldoen om het digitaal overzicht verplichte zorg te kunnen aanleveren. Softwareleveranciers hebben meegewerkt aan deze handreiking en zijn op de hoogte van de benodigde aanpassingen in uw systeem. De inspectie raadt aan om hierover contact op te nemen met uw softwareleverancier. 

Hoe en wanneer aanleveren? 
Zorgaanbieders moeten het digitaal overzicht verplichte zorg halfjaarlijks in het bestandstype .xml aanleveren bij de inspectie via Mijn IGJ. De aankomende aanleverdata zijn:

• Datum volgt^*- het digitale overzicht over januari 2021 tot en met juni 2021
• 12 februari 2022 - het digitale overzicht over juli 2021 tot en met december 2021

* De datum was 23 september 2021, maar hiervoor geeft de inspectie uitstel. De nieuwe aanleverdatum is nog niet bekend. Lees meer bij Uitstel voor aanleveren digitaal overzicht verplichte en onvrijwillige zorg.

Analyse verplichte zorg

De analyse is een bestand (in bestandstype .pdf) met een reflectie op locatie- of organisatieniveau over de uitgevoerde verplichte zorg. Een afzonderlijke analyse per locatie mag, maar is niet verplicht. De inspectie wil wel zien welke onderdelen van de analyse gaan over welke locatie. Verleent u zorg die valt onder de Wvggz én de Wzd? Dan kunt u één analyse maken, die gaat over beide wetten.

In de Rvggz staat aan welke eisen de analyse moet voldoen. Over de vorm van de analyse zijn geen nadere afspraken gemaakt. Zorgaanbieders zijn vrij om zelf te bepalen hoe de analyse eruitziet.

De inspectie vindt het allereerst belangrijk dat de (kwalitatieve) analyse zorgaanbieders zelf inzicht geeft in de effecten van hun beleid rondom verplichte zorg. De analyse geeft vervolgens de inspectie inzicht in de manier waarop zorgaanbieders terughoudend en zorgvuldig omgaan met deze ingrijpende vorm van zorg: heeft de zorgaanbieder geleerd van de manier waarop verplichte zorg is ingezet? Is de juiste zorg op de juiste plaats geboden en is voldoende geprobeerd om verplichte zorg te voorkomen? Zijn de belangen van cliënten voldoende beschermd? Heeft de cliëntenraad een advies gegeven over de analyse?   

Hoe en wanneer aanleveren? 
Zorgaanbieders moeten de analyse verplichte zorg halfjaarlijks in het bestandstype .pdf aanleveren bij de inspectie via Mijn IGJ. De aankomende aanleverdata zijn:

• 1 november 2021^* - de analyse over januari 2021 tot en met juni 2021
• 26 maart 2022 - de analyse over juli 2021 tot en met december 2021

Uiteraard mag eerder aanleveren ook.

* Aanleverdatum is onder voorbehoud. Houd deze webpagina in de gaten voor nieuwe informatie. 

Zorgaanbieders die onvrijwillige zorg verlenen aan cliënten op wie de Wzd van toepassing is, moeten hierover gegevens aanleveren bij de inspectie. Het gaat om een digitaal overzicht en (via het jaarverslag) een analyse onvrijwillige zorg.

Digitaal overzicht onvrijwillige zorg

Het digitaal overzicht is een bestand (in bestandstype .xml) met data op locatie- en persoonsniveau over de uitgevoerde onvrijwillige zorg; per locatie en over een bepaalde periode. Welke gegevens in het overzicht moeten staan, staat in de technische handreiking Wzd, die samen met softwareleveranciers is gemaakt.

Betrokkenheid softwareleveranciers voor aanpassen systemen
In de technische handreiking Wzd staat waaraan uw softwaresysteem moet voldoen om het digitaal overzicht onvrijwillige zorg te kunnen aanleveren. Softwareleveranciers hebben meegewerkt aan deze handreiking en zijn op de hoogte van de benodigde aanpassingen in uw systeem. De inspectie raadt aan om hierover contact op te nemen met uw softwareleverancier.

Mogelijk kunnen de benodigde aanpassingen in softwaresystemen niet op tijd doorgevoerd worden. In dat geval is het digitaal overzicht niet volledig. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de frequentie of duur van de ingezette onvrijwillige zorg nog niet is weer gegeven in het overzicht, omdat registratie in het systeem nog niet kan. Van zorgaanbieders die hiermee te maken hebben, wil de inspectie de gegevens ontvangen die geregistreerd kunnen worden. Vereiste blijft wel om de gegevens op locatie- en persoonsniveau aan te leveren, via een xml-bestand. 

Hoe en wanneer aanleveren?
Zorgaanbieders moeten het digitaal overzicht onvrijwillige zorg halfjaarlijks in het bestandstype .xml aanleveren bij de inspectie via Mijn IGJ. De aankomende aanleverdata zijn:

• Datum volgt* -  het digitale overzicht over januari 2021 tot en met juni 2021
• 12 februari 2022 - het digitale overzicht over juli 2021 tot en met december

* De datum was 23 september 2021, maar hiervoor geeft de inspectie uitstel. De nieuwe aanleverdatum is nog niet bekend. Lees meer bij Uitstel voor aanleveren digitaal overzicht verplichte en onvrijwillige zorg. 

Gemaakte afspraak naar aanleiding van de pilot gegevens aanlevering Wzd
In juni 2020 spraken brancheorganisaties ActiZ, Zorgthuisnl en VGN met IGJ en het ministerie van VWS over de implementatie van de Wzd, als uitwerking van de Werkwijze VGN Overgangsjaar 2020. Ook de mogelijke administratieve lasten van de Wzd kwamen ter sprake. De partijen besloten om een pilot te starten voor de gegevensaanlevering Wzd. Daarin maakten zij afspraken over de registratie en de halfjaarlijkse gegevensaanlevering bij de IGJ rondom de toegepaste onvrijwillige zorg. Hierbij werden ook zorgaanbieders en softwareleveranciers betrokken. 
 
In de pilot werd afgesproken om in minder subcategorieën te rapporteren aan de IGJ op basis van 9 hoofdcategorieën en 1 subcategorie. Dat is minder dan in de Regeling zorg en dwang (Rdz) staat. Doel van de pilot was om te bezien of de gegevensaanlevering mogelijk is op een manier die niet leidt tot:

• extra administratieve lasten voor zorginstellingen
• aantasting van de informatiepositie van IGJ

De pilot gegevensaanlevering bij IGJ vond in januari 2021 plaats. Na deze proefaanlevering bleek dat de IGJ onvoldoende informatie had voor haar toezicht: door rapportage op hoofdcategorie. Ook was het onvoldoende duidelijk welke vorm van dwang is toegepast en konden geen zinvolle trends worden gesignaleerd. 

De pilot gegevensaanlevering Wzd is geëvalueerd in een bestuurlijk overleg tussen VGN, ActiZ, de IGJ en VWS. De opvattingen tussen deze partijen verschillen en zij kwamen in dit overleg niet nader tot elkaar. Het ministerie van VWS heeft naar aanleiding van dit meningsverschil besloten dat de gegevensaanlevering voortaan moet plaatsvinden zoals in de Regeling zorg en dwang (Rdz) staat. Dit betekent dat zorgaanbieders rapporteren op basis van 9 hoofdcategorieën en 17 subcategorieën. 

Analyse onvrijwillige zorg

De analyse is een bestand (in bestandstype .pdf) met een reflectie op locatie of organisatieniveau over de uitgevoerde onvrijwillige zorg. Een afzonderlijke analyse per locatie mag, maar is niet verplicht. De inspectie wil wel zien welke onderdelen van de analyse gaan over welke locatie. Verleent u zorg die valt onder de Wzd én de Wvggz? Dan kunt u één analyse maken, die gaat over beide wetten.

In de Rzd staat aan welke eisen de analyse inhoudelijk moet voldoen. Over de vorm van de analyse zijn geen nadere afspraken gemaakt. Zorgaanbieders zijn vrij om zelf te bepalen hoe de analyse eruitziet.

De inspectie vindt het allereerst belangrijk dat de (kwalitatieve) analyse zorgaanbieders zelf inzicht geeft in de effecten van hun beleid rondom onvrijwillige zorg. De analyse geeft vervolgens de inspectie inzicht in de manier waarop zorgaanbieders terughoudend en zorgvuldig omgaan met deze ingrijpende vorm van zorg: heeft de zorgaanbieder geleerd van de manier waarop onvrijwillige zorg is ingezet? Is de juiste zorg op de juiste plaats geboden en is voldoende geprobeerd om onvrijwillige zorg te voorkomen? Zijn de belangen van cliënten voldoende beschermd? Heeft de cliëntenraad een advies gegeven over de analyse?

Hoe en wanneer aanleveren?

Brancheorganisaties ActiZ, VGN en Zorgthuisnl, het ministerie van VWS en de inspectie maakten afspraken over de aanlevering van de analyse onvrijwillige zorg, anders dan wat in de Rzd staat:

• Analyse onderdeel van jaarverslag
  De analyse wordt een structureel onderdeel van het jaarverslag (kwaliteitsjaarverslag of kwaliteitsrapport) dat zorgaanbieders opstellen op basis van het kwaliteitskader van hun sector. 
• Geen kwaliteitsjaarverslag, wel een analyse aanleveren
  Zorgaanbieders die geen jaarverslag hoeven aan te leveren, moeten wel een analyse onvrijwillige zorg aanleveren bij de inspectie, zoals in de Rzd staat. Dit mag ook één keer per jaar. 
• Minimaal tweemaal per jaar een analyse uitvoeren
  De inspectie vindt het belangrijk dat zorgaanbieders structureel zicht houden op de ingezette onvrijwillige zorg. Daarom moeten zij, naast de analyse die jaarlijks wordt aangeleverd, nog minimaal een keer per jaar een analyse uitvoeren. Aan de vorm van deze analyse zijn geen eisen gesteld; dat kunnen zorgaanbieders zelf bepalen. Deze analyse kan bijvoorbeeld worden opgenomen in een managementrapportage van de organisatie. De IGJ kan naar deze analyse vragen als zij op bezoek komt of contact opneemt, bijvoorbeeld vanwege een melding.

Zorgaanbieders moeten de analyse onvrijwillige zorg (als onderdeel van het jaarverslag) jaarlijks in het bestandstype .pdf aanleveren bij de inspectie via Mijn IGJ. Aanbieders van gehandicaptenzorg, leveren het kwaliteitsrapport op twee plekken aan: bij het Zorginstituut Nederland (ZiN) en bij IGJ.

De aankomende aanleverdata zijn:

• 21 juli 2021* - De analyse over 2020
• 1 juli 2022 - De analyse over 2021

* Zorgaanbieders hebben extra tijd om de analyse onvrijwillige zorg aan te leveren bij de IGJ. Lees meer bij Extra tijd voor aanleveren Wzd-analyse onvrijwillige zorg 2020.