Vragenlijst om zicht te krijgen op risico's
Om effectief te inspecteren werkt de IGJ risicogestuurd. Om risico’s te inventariseren maken we gebruik van een online vragenlijst. In de vragenlijst komen algemene vragen aan bod over het bedrijf, maar ook vragen over het geneesmiddelenbewakingssysteem. Alle Nederlandse handelsvergunninghouders moeten deze vragenlijst invullen.
In 2023 moesten de vergunninghouders deze online vragenlijst invullen in Mijn IGJ. Zij kregen hiervoor een unieke URL-link per e-mail of brief toegestuurd. Als hulpmiddel was er een sjabloon van deze vragenlijst (in het Engels). Dit kon gebruikt worden als hulpmiddel om informatie te verzamelen van verschillende afdelingen of dienstverleners. De definitieve vragenlijst moest nog steeds online worden ingevuld en ingediend via Mijn IGJ.
Risicoscore per handelsvergunninghouder
De informatie uit de vragenlijst gebruiken wij om een risicoprofiel van een handelsvergunninghouder op te stellen. In ons inspectieprogramma geven wij prioriteit aan de handelsvergunninghouders met een hoog risicoprofiel.
Een Nederlandse handelsvergunninghouder is een organisatie die een vergunning heeft om een geneesmiddel op de Nederlandse markt in de handel te brengen. Dit kunnen handelsvergunningen zijn die via de centrale, nationale, wederzijdse erkenning of decentrale procedure zijn aangevraagd. Meer informatie over de verschillende vergunningen is te vinden op de website van het CBG.
De resultaten van de vragenlijst voor risicogestuurd toezicht
Op 20 januari 2020 heeft de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) een vragenlijst verstuurd aan de Europese gekwalificeerde, voor de geneesmiddelenbewaking verantwoordelijke persoon (EU-QPPV) van alle handelsvergunninghouders met een handelsvergunning in Nederland. Deze vragenlijst diende binnen drie maanden (vóór 13 april 2020) ingevuld te worden. Een herinnering was verstuurd naar alle handelsvergunninghouders die niet binnen de deadline hadden gereageerd.
De vragenlijst van 2020 is gebaseerd op de eerste versie van de vragenlijst zoals deze in 2017 werd verstuurd. Belangrijke verschillen tussen de vragenlijsten:
- De nieuwe vragenlijst diende te worden ingevuld per geneesmiddelenveiligheidssysteem terwijl de vorige vragenlijst per handelsvergunningshouder werd ingevuld;
- In de nieuwe versie zijn een aantal vragen verwijderd over studies, programma’s en personeelssterkte per activiteit;
- Vragen naar informatie over het basisdossier geneesmiddelenbewakingssysteem en de naleving van rapportageverantwoordelijkheden zijn verwijderd omdat deze gegevens beschikbaar zijn in diverse Europese databases zoals EudraVigilance (de Europese bijwerkingendatabase) en XEVMPD (de Europese registratie database voor medicinale producten).
De IGJ heeft de contactgegevens van de EU-QPPV uit XEVMPD gehaald. Handelsvergunning-houders die hun (product)gegevens niet in XEVMPD geregistreerd hadden ontvingen de vragenlijst per post. Daarnaast heeft de IGJ hen verzocht om hun registraties in XEVMPD in te voeren en deze up-to-date te houden, conform de voorschriften in Artikel 57 lid 2 Europese Verordening 726/2004.
Respons
In totaal heeft de IGJ 684 vragenlijsten verstuurd; 623 daarvan via e-mail en 61 via de post. Van de 684 aangeschreven handelsvergunninghouders hebben er 552 gereageerd (80,7%). 132 van de 684 hebben de vragenlijst niet ingevuld. De grafiek hieronder laat de redenen van niet-invullen zien.
Redenen voor het niet invullen van de vragenlijst
| in % N=132 | |
|---|---|
| Ingevuld, maar niet ontvangen door IGJ | 3 |
| Geen verplichting om de vragenlijst in te vullen (afhankelijk van type registratie) | 0,8 |
| Geen handelsvergunning in Nederland | 9,1 |
| Ingevuld in een ander pv systeem | 8,3 |
| Onbekend (geen reactie) | 71,2 |
| Niet tijdig ingevuld (na herinnering) | 0,8 |
| Geen EU-QPPV of andere EU-QPVV (onbenkend) | 5,3 |
Ongeveer 5% van degenen die de vragenlijst niet had ingevuld, gaf aan dat er geen EU-QPPV binnen het bedrijf was, dat de EU-QPPV onbekend was of dat de EU-QPPV een ander persoon was dan degene die geregistreerd stond in XEVMPD. Eén van de handelsvergunninghouders gaf aan de vragenlijst niet te hebben ingevuld omdat de uiterste datum was gepasseerd, en voor 72% van deze groep was het niet duidelijk waarom zij de vragenlijst niet hadden ingevuld. 9% gaf aan dat de vragenlijst niet was ingevuld omdat zij dit reeds hadden gedaan.
Handelsvergunninghouders uit de eerste drie categorieën zoals hierboven genoemd zijn ingeschaald met een hogere risicoscore.
Wijziging van EU-QPPV
Als onderdeel van hun geneesmiddelbewakingssysteem dienen alle handelsvergunninghouders een EU-QPPV aan te wijzen. De vragenlijst bevraagt de handelsvergunninghouders over het aantal verschillende EU-QPPV’s tussen 1 januari 2018 en 31 december 2019. De grafiek hieronder toont het aantal wijzigingen in de rol van EU-QPPV binnen deze periode, voor de 552 houders van geneesmiddelbewakingssystemen die de vragenlijst hebben ingevuld.
Het aantal wijzigingen in de rol van EU-QPPV
| in % N=552 | |
|---|---|
| Geen EU-QPPV | 0,4 |
| Één EU-QPPV | 62,5 |
| Twee EU-QPPV's | 31,9 |
| Meer dan twee EU-QPPV's | 5,3 |
Van de respondenten gaf 0.4% aan dat zij op moment van invullen geen EU-QPPV hadden. 5,3% gaf aan dat zij meer dan twee EU-QPPVs hebben gehad in de genoemde periode. De IGJ beoordeelt handels-vergunninghouders in deze twee groepen met een hoger risico.
Wijzigingen in het geneesmiddelbewakingssysteem
De IGJ beschouwt deze categorie als relevant vanwege het feit dat veranderingen in het geneesmiddel-bewakingssysteem direct invloed kunnen hebben op de naleving van rapportageverantwoordelijkheden. Voorbeelden hiervan zijn handelsvergunninghouders die andere handelsvergunninghouders overnemen en hun systeem integreren, of bijvoorbeeld wijzigingen in de meldingendatabase voor de registratie van (mogelijke) bijwerkingen.
Wijzigingen in het geneesmiddelenbewakingssysteem als gevolg van een bedrijfsovername
| in % N=121 | |
|---|---|
| Geen significante wijzigingen | 71 |
| Organisatorisch of structureel (kleine wijzigingen) | 29 |
| Integratie van PV systemen | 20 |
| Onbekend | 1 |
In de 552 ingevulde vragenlijsten gaven 121 handelsvergunninghouders aan dat zij andere handelsvergunninghouders hebben overgenomen tussen 1 januari 2018 en 31 december 2019. Van de 121 gaven er 24 (20%) aan dat zij, na overname van andere handelsvergunninghouders, belangrijke veranderingen hebben doorgevoerd aan hun geneesmiddelbewakingssysteem. Deze groep valt onder een hogere risicocategorie.
Wijzigingen in de bijwerkingendatabase indien van toepassing
| in % N=552 | |
|---|---|
| Database migratie | 9,6 |
| Compleet nieuwe database | 7,8 |
| Niet van toepassing | 82,6 |
Van de 552 respondenten heeft 9,6% de meldingendatabase gemoderniseerd, en 7,8% heeft een compleet nieuwe database in gebruik genomen.
Handelsvergunningshouders in deze twee groepen worden ingeschaald met een hogere risiconotering.
Naleving van rapportageverantwoordelijkheden (“compliance”)
In deze sectie wordt weergegeven in hoeverre de handelsvergunninghouders de termijnen van rapportage van periodieke veiligheidsrapporten en met de veiligheid verband houdende wijzigingen in de voorwaarden van een handelsvergunning (“variatie”) naleven. De IGJ kijkt ook naar de compliance van rapportage van individuele bijwerkingen maar deze gegevens wordt verkregen uit EudraVigilance.
Compliance van het indienen van veiligheidsrapporten en variaties
| Tijdig ingediend | Totaal | |
|---|---|---|
| Variaties ingediend | 230 | 315 |
| Veiligheidsrapporten ingediend | 251 | 285 |
In de grafiek hierboven is te zien dat voor 315 van de 552 geneesmiddelbewakingssystemen variaties zijn ingediend in de gevraagde periode, waarvan er 230 (73%) één of meer variaties binnen de daartoe gestelde termijnen hebben ingediend. Van de 552 hebben er 285 periodieke veiligheidsrapportages ingediend in de periode van 1 januari 2018 tot 31 december 2019; daarvan hebben er 251 (88,0%) deze rapportages op tijd ingediend.
Handelsvergunninghouders die de variaties en/of periodieke rapportages niet tijdig indienen worden door de IGJ gewaardeerd met een hoger risico.
Het uitbesteden van activiteiten als onderdeel van het geneesmiddelenbewakingssysteem
Handelsvergunninghouders kunnen verschillende activiteiten als onderdeel van het geneesmiddelenbewakingssysteem uitbesteden aan één of meerdere partijen. In figuur 6 zijn de verschillende uitbestede activiteiten genoemd, en het aantal partijen aan wie deze activiteiten zijn uitbesteed, gerekend per geneesmiddelbewakingssysteem.
Uitbestede activiteiten
| Aan één partij | Aan twee of meer partijen | Niet uitbesteed | |
|---|---|---|---|
| Audits | 38,2 | 18,8 | 42,9 |
| Risicomanagement rapporten | 41,7 | 6,9 | 51,4 |
| Onderhoud van de meldingendatabase | 70,3 | 5,6 | 24,1 |
| Indienen van variaties | 27,4 | 6,5 | 66,1 |
| Signaalmanagement | 48,9 | 2,9 | 48,2 |
| Veiligheidsmaatregelen | 52,4 | 6 | 41,7 |
| Elektronische rapportage | 54,9 | 2,4 | 42,8 |
| Verwerken van bijwerkingen | 58,9 | 9,2 | 31,9 |
| Lokale literatuur | 57,6 | 2 | 40,4 |
| Wereldwijde literatuur | 65,4 | 4 | 30,6 |
| Productklachten | 18,8 | 3,8 | 77,4 |
| Medische informatie | 35,7 | 10,1 | 54,2 |
| Nationaal contactpersoon in Nederland | 50,2 | 0,7 | 49,1 |
| EU-QPPV | 44,7 | 0,2 | 55,1 |
Van bovenstaande activiteiten worden auditing, de verwerking van meldingen en het verwerken van verzoeken om medische informatie, in vergelijking tot andere activiteiten, relatief het meest uitbesteed aan twee of meer partijen. Hoe meer partijen betrokken zijn bij een specifieke activiteit hoe groter het risico. Daarom worden handelsvergunninghouders die activiteiten hebben uitbesteed aan twee of meer partijen ingeschaald met een hoger risico.
Audits en inspecties
De vragenlijst bevatte ook vragen over audits en inspecties van het geneesmiddelen-bewakingssysteem.
Audits en inspecties van het geneesmiddelenbewakingssysteem
| Ja | Nee | |
|---|---|---|
| Farmacovigilantie inspectie | 63,8 | 36,2 |
| Audit in de afgelopen 3 jaar | 87,3 | 12,7 |
De resultaten tonen dat 63,8% van de systemen zijn geïnspecteerd door een overheidsinstantie, en dat 87,3% een interne audit van hun geneesmiddelenbewakingssysteem hebben gedaan in de afgelopen drie jaar. Van de 200 (36,2%) systemen die nooit eerder geïnspecteerd zijn heeft 23,5% ook nooit een interne audit gedaan. Deze groep handelsvergunninghouders wordt beoordeeld met een hoger risico.
Audits van externe distributeurs en partners, uitgevoerd in de laatste vijf jaar
| in % N=492 | |
|---|---|
| Ja | 18 |
| Nee | 82 |
Voor 492 (89,1%) van de geneesmiddelbewakingssystemen geldt dat er sprake is van contracten met een distributeur of een andere partner waarin bepalingen over het doen van audits bij de betreffende distributeur of partner zijn opgenomen. De grafiek hierboven laat zien dat 18% van deze systemen geen audits hebben uitgevoerd bij hun distributeur(s) of partners. Deze 18% wordt beschouwd als een hoger risico.
Resultaten per handelsvergunningshouder
De hierna volgende resultaten zijn gebaseerd op de antwoorden per handelsvergunningshouder in plaats van per geneesmiddelenbewakingssysteem
Informatie over handelsvergunningen in Nederland
Hoewel de vragenlijst is verstuurd op basis van geneesmiddelbewakingssystemen en niet op basis van handelsvergunninghouders zijn er binnen de vragenlijst ook vragen gesteld over de handelsvergunningen per vergunninghouder. Respondenten is gevraagd het aantal handelsvergunningen per vergunninghouder in te vullen. Dit omvat centraal geregistreerde producten “Centrally Authorised Products” (CAP's) en nationaal geregistreerde producten. Onder de laatste categorie vallen de registraties volgens de decentrale procedure en de registraties ingediend volgens de wederzijdse erkenningsprocedure. Uit de resultaten blijkt dat 770 handelsvergunninghouders van 552 geneesmiddelbewakingssystemen handelsvergunningen hadden in Nederland.
Informatie over de handelsvergunningen in Nederland
| Ja | Nee | |
|---|---|---|
| Traditioneel kruidengenesmiddel of homeopathische geneesmiddelen | 2,6 | 69,1 |
| Biologisch geneesmiddelen, biosimilars en vaccins | 18,8 | 52,9 |
| Aanvullende monitoring | 21,9 | 49,7 |
De grafiek hierboven toont de resultaten van het aantal handelsvergunninghouders met de verschillende productcategorieën. Van de 770 vergunninghouders heeft 2,6% één of meerdere handelsvergunningen voor traditionele kruidenproducten of homeopathische geneesmiddelen. 18% van de vergunninghouders heeft een vergunning voor biologische geneesmiddelen, biosimilars of vaccins, en 21,9% heeft handelsvergunningen waarvoor aanvullende monitoring nodig is. Deze twee laatste groepen vallen in een hoger risico.
De vragenlijst bevatte ook vragen over het in de handel brengen van de producten met een handelsvergunning in Nederland. In totaal hebben 479 (62,2%) van de handelsvergunninghouders één of meerdere producten op de markt (in de handel) in Nederland. Bij de prioritering van inspecties geeft de IGJ voorrang aan de bedrijven die een product op de markt hebben.
Handelsvergunninghouders met handelsvergunningen met aRMM's
| in % N=770 | |
|---|---|
| Ja | 35,7 |
| Nee | 64,3 |
De grafiek hierboven toont dat de meerderheid van de handelsvergunninghouders geen handelsvergunning mét additionele risicominimisatie-maatregelen (aRMM's) heeft. De IGJ schaalt handelsvergunningshouders met producten met aRMM's hoger in qua risico.
Risico-gestuurde inspecties in 2021
De IGJ gebruikt de informatie uit de vragenlijsten, gecombineerd met de informatie uit EudraVigilance en XEVMPD om een risicoprofiel te maken van elke handelsvergunninghouder. Mede aan de hand van deze risicoprofielen maakt de IGJ een risicogestuurd nationaal inspectieprogramma. Inspecties die de IGJ uitvoert in opdracht van de EMA ,de zogenaamde supervisory authority inspections,vallen buiten het nationale inspectieprogramma; hierbij volgt de IGJ het programma van de EMA.